Opinião do Especialista

Especial Escritórios do Futuro | Caso Aguirre Newman

26/04/2017

AguirreNewman_RaquelArnaut.jpgCada vez mais as empresas apostam no ambiente dos seus espaços de trabalho. Os escritórios do futuro representam uma evolução, no sentido de criar relações positivas no trabalho e estimular os colaboradores, tendo como objectivo a prestação de um trabalho com mais qualidade e empenho.

Na Aguirre Newman como se posicionam nesta matéria dos escritórios do futuro?
Caminhamos par a par com as tendências actuais, estando sempre atentos ao desenvolvimento dos novos conceitos e produtos e ao que os nossos clientes necessitam. Conhecemos profundamente as grandes mudanças que se têm vindo a verificar no conceito de “espaço de trabalho”, pois a orgânica empresarial está em constante mutação e adaptação, o seu tecido é cada vez mais multicultural, compreendendo que cada departamento/função tem exigências únicas e especificas a considerar. Reconhecendo também que cada projecto é singular, posicionamo-nos como consultores especializados em espaços de trabalho e numa estreita relação e comunicação com os clientes, trabalhamos de forma a criar o seu escritório do futuro e para o futuro.

Como define um escritório do futuro (características)?
Como definição generalista, poderemos dizer que é um espaço altamente adaptado às exigências actuais, mas dotado de uma visão futurista, quer ao nível do ambiente como das suas infra-estruturas, em que cada material, peça ou espaço é pensado singularmente mas sempre como parte integrante de um todo. O escritório do futuro tem áreas/espaços estrategicamente bem definidos de acordo com a actividade da empresa em questão, que promovem a eficiência e a produtividade, assim como uma escolha de materiais e equipamentos que elevam a criatividade e a concentração, não descurando a interacção entre colaboradores. Há ainda a relembrar o importante conceito da biofilia, cada vez mais em destaque, que promove a presença de elementos naturais dada a sua influência no comportamento humano.

O que é um espaço de qualidade?
Um espaço de qualidade assenta sobretudo numa análise programática detalhada, visando uma optimização clara dos recursos a utilizar. A qualidade num escritório, está não só representada, na criatividade e originalidade do espaço, como também na escolha criteriosa de materiais, nas tecnologias mais adequadas, bem como no controlo e redução de custos através de sistemas de monitorização e optimização dos consumos.

Essencialmente a Aguirre é uma empresa especializada na criação de soluções sob medida para qualquer necessidade imobiliária. Quais as tendências principais nestas matérias dos escritórios do futuro?
Há claramente uma vontade de inovar nos conceitos, tanto nas grandes como nas pequenas empresas. A optimização dos espaços é uma das grandes preocupações, dado o crescimento das empresas em curtos períodos de tempo e a sua densidade ocupacional, o que levou à criação dos open-space e à anulação da compartimentação excessiva que se verificava. Vemos também que cada vez mais há empresas a implementar o sistema de hotdesk, sobretudo nos departamentos comerciais onde há uma permanência reduzida dos colaboradores no escritório. No entanto, esta tendência leva à necessidade de criar espaços de privacidade/concentração – think tanks, phone booths, lounge rooms, etc – que de alguma forma consigam equilibrar a vivência no espaço. Por outro lado, existem também os espaços colaborativos e de pausa que estão também em evolução. Veja-se o aumento substancial dos espaços de copa e refeição dentro das empresas, devido à mudança de hábitos dos colaboradores que se verificou nos últimos anos.

Noutros tempos, os escritórios eram considerados espaços formais, que criavam barreiras entre hierarquias. Hoje que benefícios trouxeram à empresa estes novos locais de trabalho?
Do ponto de vista da estrutura interna, os benefícios são substanciais. Os open-space trouxeram mais comunicação entre equipas e departamentos, as copas maiores trouxeram mais interacção entre colegas, os think tanks ou as phone booths permitem concentração ou privacidade quando necessário. As novas formas de liderança passaram a estar suportados pela transparência dos gabinetes de direcção geral ou mesmo a ausência de gabinetes sobretudo nas direcções intermédias, o que permite uma orientação mais próxima e um trabalho mais colaborativo, numa ótica que enriquecimento de cada elemento da estrutura de recursos humanos, através da partilha de conhecimento que daí advém.

Qual o investimento em média na criação destes espaços? Há sempre poupanças?
O espaço de escritório é hoje visto como um “cartão-de-visita” da empresa e não como um mero espaço de trabalho. Dependerá do objectivo e da capacidade de cada empresa em investir mais ou menos na qualificação do seu espaço. Os valores podem ser bastante díspares, pois desde a escolha dos materiais, do mobiliário, passando pelos equipamentos, há um universo de possibilidades.

Como é que as pessoas reagem, de forma geral, a estes novos espaços?
As grandes alterações são sempre um tema sensível, pois existe por norma resistência à mudança. No entanto, é muito interessante verificar a crescente aceitação que os espaços modernos, com suportes tecnológicos avançados têm junto das pessoas.

Pode partilhar algum caso específico?
Tivemos um projecto recente em que a empresa mudou de um espaço bastante compartimentado e de áreas muito generosas, para uma fracção totalmente em open-space e hotdesk para todos os colaboradores, incluindo directores. Foi sem dúvida um desafio, no qual tivemos que criar ainda mais sistemas de apoio, como cacifos pessoais, por exemplo, e aproveitar todo e qualquer espaço disponível para o tornar colaborativo.

Como é que as diferentes gerações dentro da empresa são integradas no espaço de trabalho? Qual a que adopta mais facilmente estes locais de trabalho?
Independentemente da questão geracional, há sempre pessoas mais reticentes à mudança e logo mais difíceis de agradar. Por norma os colaboradores mais jovens tendem a adaptar-se mais facilmente, tantos aos conceitos como às tecnologias, no entanto, vemos que as gerações mais maduras estão cada vez mais abertas a novos conceitos e à inovação que hoje nos é exigida. O facto dos espaços de trabalho, cada vez mais se assemelharem ao ambiente acolhedor das nossas casas, constitui um forte argumento para uma aceitação generalizada.

Que entraves são colocados sobre estes temas?
É de facto uma questão de mentalidade. Temos projectos onde a alta direcção pretende a mudança e os colaboradores estão mais receosos e outros onde é precisamente o contrário. Tendencialmente as empresas mais ligadas às tecnologias, internet, star-up’s são altamente receptivas, mas também temos casos de empresas muito antigas no mercado, e consideradas mais “institucionais”, que procuram a inovação.

Vislumbram algum “lado negro” destas matérias? Como o estão a contornar?
O “lado negro” da inovação é, quanto a mim, a velocidade com que o que é novo hoje se torna obsoleto amanhã. A única forma que temos de contornar, é estarmos constantemente atentos e informados e sermos precavidos, dentro do possível, em projectar um espaço que se possa facilmente readaptar ao futuro.

Quais os principais desafios na criação destes espaços?
A tecnologia é, sem dúvida, o factor mais desafiante e no qual depositamos mais atenção. As necessidades das empresas são hoje em dia muitíssimo exigentes quanto às infra-estruturas técnicas.
Outro desafio é obter o equilíbrio necessário entre a inovação, sustentada pela necessidade que a empresa efectivamente tem.

Cada vez mais as pessoas passam menos tempo na empresa. Qual é a taxa de ocupação dos escritórios a nível global e em Portugal?
O acompanhamento do mercado é, actualmente, apenas monitorizado para Lisboa, dada grande concentração empresarial aqui existente. A taxa de ocupação de escritórios ronda os 90%, no entanto, existem zonas bastante mais procuradas como o Parque das Nações a rondar os 96.5%, bem como Zona Prime CBD com taxa de 93%.

De que forma a transformação digital está a contribuir para a mudança destes espaços?
A transformação digital está a ditar, em muito, a mudança nos espaços de escritório, pois proporciona novos conceitos e isso dá-nos total liberdade para inovar. Como exemplo, hoje podemos trabalhar em qualquer local do escritório devido à utilização de computadores portáteis e às redes wi-fi; podemos fazer de um espaço lounge uma zona de reunião informal; podemos comunicar internamente com rapidez e facilidade, entre outros.

Que tecnologia aconselham utilizar-se para suportar a ausência física dos colaboradores? A robótica é utilizada? Ainda há um conhecimento limitado sobre estas matérias. Como é que se contorna? É necessário dar formação?
As tecnologias colaborativas são cada vez mais procuradas, pois as empresas lidam com uma crescente movimentação de pessoas dentro das suas estruturas, adoptando também cada vez mais o conceito de home-office. As ferramentas disponíveis já são consideráveis mas, é necessário ainda aprofundar conhecimentos nos sistemas mais complexos e que ainda não consideramos devidamente maturados para implementação nos projectos empresariais.

Como se estão a preparar para a evolução destas matérias?
Nestas matérias tão específicas é imperativo que nos cerquemos de especialistas. Estamos, portanto, a solidificar parcerias que nos ajudarão a propor conceitos e sistemas, ainda mais inovadores.

Como é composta a equipa nacional?
O departamento de Arquitectura da Aguirre Newman é composto na maioria por arquitectos, engenheiros civis, orçamentistas e coordenadores de obra. Contamos, neste momento, com uma equipa interna de 12 pessoas, tendo várias parcerias externas com outras equipas de engenharia e fiscalização. Estamos inseridos numa equipa multidisciplinar com diferentes valências na área da consultoria imobiliária com cerca de 50 pessoas em Portugal e num grupo de mais de 400 trabalhadores na Península Ibérica.

Como define o estado de maturidade de Portugal em relação a outros países sobre este tema? Nota uma maior preocupação com o tema?
Estando como disse, inseridos num grupo internacional, percebemos com clareza que Portugal está, neste tema, num estado de igualdade em relação aos demais países da Europa. Quando em cenário internacional, verificamos que desenvolvemos os mesmos conceitos, com as mesmas preocupações e com semelhantes objectivos. O tecido empresarial português está, sem dúvida, atento e entusiasmado com o futuro, somos um país muito aberto a inovação e com uma capacidade criativa no trabalho que facilmente nos permite adaptar às exigências do futuro modus operandi empresarial.

Entrevista Raquel de Lemos Arnaut, Arquitecta Aguirre Newman - Revista Human Resources

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